Il telefono resta un punto di contatto importante tra un’azienda e i suoi clienti. C’è chi chiama per conoscere gli orari, chi cerca informazioni su un servizio e chi ha bisogno di parlare con un reparto specifico.
Accogliere ogni richiesta con attenzione può diventare impegnativo, soprattutto quando le telefonate si concentrano negli stessi momenti e il personale deve seguire anche altre attività. Un percorso telefonico poco chiaro può inoltre costringere il chiamante a ripetere la propria esigenza o a passare tra diversi interlocutori.
Receptionist AI, la nuova funzione integrata in Digikoll SMART, utilizza l’intelligenza artificiale per supportare la prima gestione delle chiamate, attraverso una conversazione in linguaggio naturale.
Chi chiama può spiegare direttamente ciò di cui ha bisogno
Con un risponditore tradizionale, il chiamante ascolta un menu e seleziona un’opzione premendo un tasto. Con Receptionist AI può esprimere la propria richiesta a voce, senza dover necessariamente conoscere l’organizzazione dell’azienda.
«Vorrei informazioni sui vostri servizi», «Ho bisogno dell’amministrazione» oppure «Cerco assistenza»: la funzione interpreta il motivo della chiamata e segue il percorso definito dall’azienda.
In base alla richiesta, può rispondere utilizzando le informazioni disponibili, raccogliere alcuni dati utili oppure trasferire la telefonata al referente previsto.
Le attività in cui può aiutarti
Receptionist AI può affiancare il tuo team in diverse attività quotidiane.
• Rispondere alle domande frequenti. Orari di apertura, servizi offerti e modalità di contatto sono informazioni che spesso vengono richieste più volte durante la giornata. La funzione può comunicarle utilizzando i contenuti predisposti dall’azienda.
• Indirizzare le chiamate. Chi telefona può spiegare il motivo del contatto ed essere guidato verso il reparto o la persona prevista, senza dover scegliere da solo tra opzioni che potrebbero risultare poco chiare.
• Raccogliere le prime informazioni. Nome, recapito e motivo della richiesta possono essere raccolti durante la conversazione, per facilitare la successiva gestione da parte del personale.
• Supportare gli appuntamenti. Quando è disponibile un collegamento compatibile con il calendario utilizzato dall’azienda, la funzione può supportare attività come prenotazione, modifica o annullamento.
Più spazio per le richieste che richiedono attenzione
Gestire ripetutamente le stesse domande assorbe tempo. Automatizzare una parte di queste conversazioni può aiutare il personale a concentrarsi su consulenza, assistenza e relazione con il cliente.
Immagina uno studio professionale che riceve molte chiamate sugli orari e sui riferimenti dei diversi uffici, oppure un’azienda in cui le richieste commerciali e amministrative arrivano allo stesso numero. Receptionist AI può supportare l’accoglienza iniziale e indirizzare le telefonate secondo le indicazioni stabilite.
Il contatto umano resta fondamentale. Una richiesta complessa, una situazione delicata o la necessità di parlare con una persona devono avere un percorso di gestione chiaro. Per questo, occorre prevedere il passaggio a un operatore quando serve.
Una configurazione costruita sull’azienda
Ogni organizzazione ha esigenze differenti. Uno studio professionale potrebbe voler gestire appuntamenti e informazioni sugli orari; un’azienda commerciale potrebbe invece aver bisogno di distinguere richieste amministrative, tecniche e di vendita.
Per ottenere risultati efficaci è importante:
- Individuare le richieste più frequenti e definire le informazioni da comunicare.
- Organizzare i percorsi delle chiamate, stabilendo quando coinvolgere un operatore e come gestire le richieste fuori orario.
- Verificare le integrazioni disponibili con calendari e altri strumenti aziendali compatibili.
L’intelligenza artificiale entra nel centralino cloud
Receptionist AI amplia le funzionalità di Digikoll SMART, il centralino cloud proposto da GlobalNet Italia all’interno del Gruppo I-TEAM. La funzione viene configurata in base ai processi e alle necessità dell’organizzazione, con l’obiettivo di migliorare la prima accoglienza, semplificare le attività ripetitive e valorizzare il rapporto con le persone.
Vuoi scoprire come Receptionist AI può migliorare la gestione delle chiamate della tua azienda? Contatta I-TEAM per conoscere le funzionalità della soluzione e valutare la configurazione più adatta alle tue esigenze.