Quali insegnamenti abbiamo appreso?
Sono passati sei mesi dal terremoto mediatico avvenuto durante la notte del 22 gennaio, nella quale i servizi email di Libero e Virgilio furono irraggiungibili per una settimana. Un danno non indifferente per tutti quegli utenti che si sono trovati impossibilitati ad accedere alle proprie caselle di posta, comprese quelle a pagamento, e le PEC.
Cosa è accaduto?
Dopo i primi dubbi su un presunto attacco hacker – poi smentito – è stata data la notizia sull’avvenuta implementazione del nuovo sistema di storage, ma un bug sul sistema operativo ha causato un problema tecnico causando il cosiddetto down. Gli utenti hanno denunciato la perdita dei propri dati chiedendo un risarcimento danni, una cosa comunque difficile da dimostrare e ottenere (più probabile che si ottenga uno sconto o alcuni anni di servizio gratuito). Ma il problema per gli utenti è stato davvero notevole: in moltissimi, dopo il prolungato disservizio, hanno riferito di essersi ritrovati la casella completamente vuota o con consistenti “buchi” nello storico dei messaggi. In sostanza, hanno perso tutte o molte delle loro email.
14 Giugno 2023: Ops! I did it again.
Come accaduto nei mesi precedenti, un intervento programmato di manutenzione evolutiva, ha causato problemi d’instabilità dell’infrastruttura, da qui la decisione di sospendere temporaneamente il servizio. Così, nella notte del 14 giugno, la posta elettronica e i servizi ad essa collegati, sono stati negati a tutti gli utenti, compreso il download della posta da parte di app di terze parti. Fatta eccezione per le PEC che non hanno riscontrato problemi.
La situazione è tornata alla normalità, anche se, le mail spedite durante il down alle caselle di Libero e Virgilio non sono state recapitate e con molta probabilità andranno perdute.
Se succede ancora? Cosa fare per evitare che accada di nuovo.
A. EVITARE ALCUNE LEGGEREZZE ED ERRORI.
Aziende e professionisti non dovrebbero utilizzare un servizio gratuito perché soggetto a limitazioni. Un’azienda dovrebbe utilizzare un servizio “proprio” mediante l’acquisto di un dominio o l’utilizzo del dominio del proprio sito internet. Così facendo, potrebbe scegliere con chi e come gestire i propri dati, potrebbe tutelarsi con sistemi di backup ed essere di fatto detentrice dei propri dati.
B. RICORDARSI DI RINNOVARE A SCADENZA IL DOMINIO.
Altrimenti, si rischia di vederlo smettere di funzionare temporaneamente fino a nuovo rinnovo. Solitamente vengono inviate per tempo delle notifiche informative sulla scadenza, per cui direi che non è un problema.
Una volta acquistato il dominio e create le caselle, consigliamo di configurare un Client di posta. Sono programmi che si collegano automaticamente al server sul quale sono state create le email e inviano/ ricevono i messaggi visualizzandoli poi nella loro schermata.
Outlook è il più popolare, ma ne esistono molti altri. Utilizzando la posta attraverso il Client, il programma crea automaticamente una copia del traffico in entrata e in uscita. Le email saranno presenti sia sul portale del fornitore (come nel caso del servizio di I-TEAM), sia sui pc dove il Client è installato. In questo modo avremo una copia sempre aggiornata e controllabile.
C. ARCHIVIARE LE MAIL IN MODO INTELLIGENTE.
Il metodo di scaricare le email sul proprio Client è il sistema più usato dalle aziende, ma è importante ricordare che non si può archiviare e memorizzare in maniera infinita.
È normale, raggiunta una certa capienza, che il sistema inizi a rallentare e, per ovviare a questa situazione, I-Team propone il sistema di archiviazione in cloud.
Le aziende che hanno necessità di archiviare grandi quantità di email o messaggi con allegati pesanti, possono infatti adottare un sistema di archiviazione in cloud che effettua un backup automatico della posta. Il software genera copie 1:1 di tutte le email e le conserva in un archivio centrale, garantendo la disponibilità a lungo termine di una grande quantità di dati in conformità alle normative.
I costi sono in abbonamento annuale e dipendono dalla quantità di caselle , ma sono assolutamente economici.
Le aziende saranno costantemente protette da qualsiasi perdita di dati: sia locale (in caso di rottura del pc o se per errore è stata cancellata una email importante) sia esterno (nel caso in cui si verifichi un problema tipo quello di Libero e Virgilio)
Per gli utenti di Virgilio e Libero, ormai, il danno è fatto ma, per il futuro, consigliamo in tutta sincerità di affidarsi a servizi professionali, soprattutto quando si tratta del proprio lavoro.
Se ci tieni alla qualità delle comunicazioni della tua azienda, passa alla posta elettronica di I-TEAM e al sistema Microsoft 365.